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時間に追われず時間を作る! 新年度から試したい“タイムマネジメント術”

BUSINESS
 多くの職場では、4月からいよいよ新年度がスタートする。転勤や転職、新入社員の仲間入りなどで環境が変化するという人が多いと思うが、この転換期は「なんだかいつも時間や仕事に追われてしまっているなぁ…」といった自身の“働き方”を見直すいいチャンスでもある。そこで今回は、新たな気持ちで仕事に取り組めるよう役立つタイムマネジメント術を紹介。さまざまな考え方があるので、自分に合った方法を探して取り入れてみてほしい。

■時間の使い方を“15分単位”で考える

 すぐに試せる手段としてまず提案するのは、予定を立てるときに1時間単位でなく、15分単位で考えるようにしてみること。なぜそうするかと言うと、時間の感覚を身に付け集中して仕事に取り組むようにするためだ。15分というとあっという間だが、それを意識することで行動計画のぶれが少なくなる。

 訪問など短時間で終わらない場合は柔軟に1時間単位で設定するといいだろう。予定外のアポイントや作業などが入ることも多いので、バッファを見て計画を立てることも大切だ。まずは手始めに、朝は15分で済む作業から取り掛かかってみよう。脳と身体にエンジンがかかり、次の行動や発想へとつながることも多いはずだ。

■ツールを利用し、作業を可視化する

 次に提案するのは、パソコンやスマートフォンなどで使えるデジタルツールを使用すること。「Googleカレンダー」や「Yahoo!カレンダー」、「チャットワーク」などの便利ツールを、パソコンやスマホと同期し一元管理をすれば、自宅や職場、外出先とどこでもスケジュールなどを確認することができる。

 カレンダーには会議や訪問などの予定以外にも、自分のやるべきことを「提案書作成」というように入力しよう。社内でカレンダーを共有している場合は、「アイツこの時間は提案書作成なのか」と他者から時間を奪われずに済む利点もある。ただ、ツールを数多く使いすぎると抜けや漏れが発生する恐れもあるため、ひとつか2つで管理するのがおすすめだ。

 ツールを利用したタイムマネジメントは、仕事だけでなく夢や目標の実現のためにも役立つ。例えば、5年後の目標を決めたら、そこから長期、中期、短期と現在までさかのぼり行動に落とし込んで可視化する。いつも目にすることでモチベーションアップにもつながるだろう。

 注意したいのは、勤務先のパソコンにソフトをインストールすることは禁じられているケースも多いため、デジタルツールを利用する際は、各社の情報セキュリティを確認してから利用するように。また、インストールする際には無料なのか、課金制なのかも事前に必ず確認しておこう。

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